Sind Sie gerade im Homeoffice?
Das weltweit verbreitete Coronavirus hat der Digitalisierung den Turbo eingelegt: Viele Außendienst-Mitarbeiter kontaktieren Ihre Kunden immer mehr auch von Zuhause und nutzen digitale Tools.
Der klassische Büroalltag, der direkte Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten sowie der reguläre Ablauf sind und bleiben auf den Kopf gestellt. Aber: the show must go on!
Wie kann man auch zuhause effizient arbeiten?
Wenn Sie hier schon unter 4 Augen reden möchten, vereinbaren Sie gerne ein persönliches Gespräch mit mir.
Ein Tool wird vom notwendigen Beiwerk zu einem der wichtigsten Werkzeuge
Ich bin sicher: Sie alle haben schon mal eine Präsentation oder ähnliches per Videokonferenz erhalten. Die Systeme werden gerne für einen Informationsaustausch genutzt, da es schnell und einfach ist. Doch wer von Ihnen hat denn tatsächlich schon an einer dafür vorgesehenen Videokonferenz teilgenommen?
Mittlerweile sind sie für Unternehmen schon eine neue Routine, wenn es darum geht, sich untereinander abzustimmen oder auszutauschen. Videokonferenzen sind effizient, persönlich und bilden die Basis der täglichen Arbeit. Zudem ist es wichtig, sich einfach auch zu sehen. Für die technikaffinen Mitarbeiter ist das kein Problem. Für die meisten ist es allerdings noch immer ungewohnt, tatsächlich die Kamera anzuschalten und via Video mit anderen Teilnehmern zu sprechen. Das kann dann schon mal alles andere als effizient sein.
Videokonferenzen: Die große Unbekannte verbreitet Angst und Schrecken
Den Gegenüber zu sehen – und sei es virtuell – erleichtert die Kommunikation ungemein. Schließlich läuft ein Großteil des Austauschs nonverbal durch Mimik und Gestik. Die kamerascheue Gruppe verzichtet jedoch oft auf das Einschalten der Kamera – man weiß ja nie, was dann passiert – und spricht stattdessen aus dem schwarzen Nichts mit den Anderen. Bei einem schriftlichen Austausch behelfen wir uns recht erfolgreich einer Vielzahl an Emojis, die mittlerweile nicht nur eine eigene Bildsprache sind, sondern das geschriebene Wort oft schon vollständig verdrängen. Hier müssen wir uns ausschließlich auf das gesprochene Wort verlassen und können nur mutmaßen, wie genau die Aussage gemeint ist. Jegliche nonverbalen Signale fehlen und es gibt viel Spielraum für Interpretationen.
Das stiftet zum einen Verwirrung, da wir genau aufpassen müssen, die Stimme richtig zuzuordnen. Es besteht die Gefahr, dass der persönliche Austausch zu einer anonymen Veranstaltung wird, bei der die meisten damit beschäftigt sind, Memory mit Stimme und Teilnehmer zu spielen. Mit abnehmender Aufmerksamkeitsspanne suchen wir uns zum anderen eine Nebenbeschäftigung wie Social Media, um dieser Verwirrung zu entfliehen. Irgendwann schalten wir noch das Mikro aus und schon merkt keiner mehr, dass man nebenbei auch super Baumhäuser bauen kann.
Von Effizienz kann hier nicht mehr die Rede sein!
Der Videokonferenz-Knigge
Stellen wir uns doch mal die Frage, was eine virtuelle von einer analogen Konferenz unterscheidet. Ich verrate es Ihnen: grundlegend nichts, vorausgesetzt, sie wird richtig genutzt. Sie benötigen keine Emojis, sondern verhalten sich einfach ganz normal. Sie äußern Ihren Unmut und Ihre Begeisterung entweder direkt oder nonverbal und bringen sich mit ein.
Gerade die Sache mit der Kamera ruft jedoch oft ein leichtes Unwohlsein hervor. Äußerungen wie diese sind nicht selten: „Ich sehe aber vor der Kamera immer so bescheuert aus.“ Eine Sache möchte ich Ihnen aber verraten: Sie sind damit nicht alleine. Schalten Sie also bei der nächsten Videokonferenz die Kamera ein und Sie werden merken, es fühlt sich bald ganz normal an und Sie werden froh sein, endlich auch mal andere Gesichter wiederzusehen. Sind Sie der Veranstalter, können Sie wichtige Regeln wie die Kamerafunktion bereits in die Einladung schreiben und nehmen das Thema bereits vorweg.
Im Homeoffice ist es zudem unangemessen, sich über die Maßen herauszuputzen. Gleiches gilt natürlich auch für Pyjama oder die legere Jogginghose. Das gesunde Mittel ist hier die Wahl des Weisen.
Wichtig für eine gewisse Ordnung ist der Moderator. Er muss Regeln festlegen und anfangs kommunizieren. Dazu gehört, wie man sich bei Fragen bemerkbar macht oder auch wie man eine Frage an jemanden adressiert. Ähnlich wie Handzeichen und andere Gepflogenheiten gibt es auch für das Video Methoden, die einwandfrei funktionieren.
Ran an den Speck!
Gerade der Außendienst wurde in der derzeitigen Situation mit Aufgaben betraut, die sonst viel zu kurz kommen: Datenanalyse und Ausmisten im CRM System. Das ‚Wie‘ ist hier ein großes Thema, denn Analytik hat im Vertriebsalltag oft wenig Platz. Ein solches IT Training per Videokonferenz verkommt oft zu einem online gestützten Monolog des Präsentators. Was es jedoch nicht tut: es ermuntert die Teilnehmer keineswegs dazu, sich Sprühflasche und Staubwedel zu schnappen und loszulegen.
Die Kompetenz des Präsentators steht hier außer Frage. Was fehlt, ist die richtige Methodik: Interaktion. Reines Zuschauen ist schon bei analogen Veranstaltungen wenig zielführend, bei virtuellen bleibt inhaltlich kaum etwas hängen. Interaktion durch üben und ausprobieren bewirkt, dass sich Prozesse festigen. Die Kooperation zwischen Teilnehmern und Präsentator ist wichtiger denn je – sie entscheidet über Erfolg und Misserfolg. Außerdem können die Teilnehmer danach direkt loslegen mit der Arbeit, sind motiviert und es gibt keine Ausrede mehr. Von wegen - Homeoffice sei nicht effizient!
Das Medium Videokonferenz eröffnet so viele Möglichkeiten, wenn man bereit ist, sie zu nutzen. Es hilft nicht nur, die Geschäftsprozess so gut wie möglich in Schwung zu halten. Es sichert ebenso die Wettbewerbsfähigkeit durch den Einsatz moderner, digitaler Tools und kann die Effizienz enorm steigern. Nutzen Sie die aktuelle Zeit also sinnvoll und führen Ihren Außendienst in die Digitalisierung, statt zu hoffen, dass alles wird wie zuvor.
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