Thema: Transfer
10. September 2019

Die Gelbe-Zettel-Challenge – Machen Sie mit!

Wenn wir den Liegestuhl gegen den Drehstuhl tauschen, uns der Wecker anstelle der Sonne weckt und wir nicht mit unserem all-inclusive-Bändchen in der Kantine durchkommen, heißt es wieder: Der Urlaub ist vorbei!

Mit großen Schritten geht es nun dem Jahresendspurt entgegen und die Zeit der Tagungen ist gekommen: Die Abteilungen rotten sich nochmal zusammen, um das Jahr zum Abschluss zu bringen.

Zu einer ordentlichen Tagung gehört natürlich auch eine ordentliche Agenda. Sie gibt den inhaltlichen und zeitlichen Rahmen vor. Gerade der zeitliche Aspekt erinnert leider allzu oft an den Fahrplan der deutschen Bahn, denn theoretisch könnte es so passieren, die Realität sieht aber meistens völlig anders aus. Frei nach dem Motto: Alles kann, nichts muss!

Was bedeutet das genau?

 

Der Konflikt Zeitrahmen gegen inhaltliche Tiefe

Jeder Verantwortliche einer Tagung oder ähnlichen Veranstaltung sieht sich immer wieder mit einem Konflikt konfrontiert: Er möchte natürlich inhaltlich in die Tiefe gehen, um Kompetenz und Sachverstand zu beweisen, hat aber nur einen begrenzten zeitlichen Rahmen.

Um hier das Mittelmaß zu finden, ist mehr nötig als ein kurzes Probesprechen der Präsentation. Was ist, wenn Sie dabei einen Tag vor der Premiere merken, dass Sie viel zu lange brauchen? Natürlich - Sie könnten einfach schneller sprechen. Dagegen würde aber zum einen die Grenze der akustischen Verständlichkeit sprechen. Zum anderen würde es an den französischen Komiker Louis de Funes erinnern, wenn Ihre Sprechgeschwindigkeit mit fortschreitender Zeit immer mehr zunimmt. So hätte Ihre kompetente Präsentation im Handumdrehen eine komische Note.

Spontanes Folienüberspringen ist eine ähnliche Unsitte, die leider recht weit verbreitet ist. Als Zuhörer kann ich mir in diesem Fall immer nicht den Eindruck erwehren, dass man mir wirklich interessante Inhalte vorenthalten will.

Wie können Sie diesen Konflikt vorbeugen, ohne Ihr professionelles Auftreten einzubüßen?

 

Die Challenge: Vorbereitung ist entscheidend

Ausschlaggebend für eine reibungslose Präsentation ohne Zeitdruck und inhaltliche Spontanausfälle ist die Vorbereitung. Sie beginnt lange vor PowerPoint und dem Probesprechen.

Und schon sind wir mitten in der Gelbe-Zettel-Challenge: Sobald Ihnen das nächste Mal die Ehre zuteilwird, eine Tagung vorbereiten zu dürfen, schnappen Sie sich direkt einen Stapel mit gelben Klebezetteln.

Auf jeden dieser Zettel schreiben Sie einen Inhaltspunkt, der Ihnen für die Präsentation wichtig erscheint. Scheuen Sie sich nicht – schreiben Sie alle Punkte auf, die Ihnen einfallen! Je nach Thema können das ganz schön viele werden. Lassen Sie sich dadurch aber nicht verunsichern, denn das relativiert sich später.

Für diesen Schritt müssen Sie jetzt stark sein! Stellen Sie sich bei jedem einzelnen Inhaltspunkt die Frage: Ist er wirklich absolut unverzichtbar? Beantworten Sie diese Frage mit nein, entsorgen Sie diesen Zettel unverzüglich. So reduziert sich die Anzahl schon deutlich. Wenn Sie den ersten Durchgang geschafft haben, gönnen Sie sich eine Pause. So gewinnen Sie etwas Abstand zum Inhalt.

Und schon geht es weiter mit Runde zwei: Sie stellen sich bei jedem übriggebliebenen Zettel erneut dieselbe Frage und sortieren kompromisslos aus. Das kann dann schonmal an den Rand der Verzweiflung führen, denn man selbst erachtet natürlich alles als wichtig. Hilfreich ist an dieser Stelle, ehrlich zu sich selbst zu sein und sich auch immer wieder das Ziel der Veranstaltung vor Augen zu führen. Ist es für das Ziel wichtig, dass die Teilnehmer diese Sache wissen? Welchen Zweck erfüllt dieser Inhaltspunkt? Damit fällt es oft leichter, Punkte außen vor zu lassen.

 

Das Ergebnis der Challenge

Sie fürchten, es bleibt nichts übrig? Da ist ein Fünkchen Wahrheit dran, denn Sie füllen nicht mehr den gesamten Zeitrahmen mit Ihrer Präsentation, sondern nähern sich dem Kern. Das bedeutet, freie Zeit für Fragen und Diskussionen einzuplanen. Bei einem Training oder Workshop sollte außerdem ausreichend Zeit für den aktiven Teil vorgesehen werden.

Mit dieser Information im Hinterkopf werden Sie jetzt nochmal den ein oder anderen Zettel aussortieren. Nun können Sie sich Gedanken um die Reihenfolge und den zeitlichen Ablauf machen. Zum Schluss bereiten Sie Medien wie Flipchart oder Folien vor.

 

Probieren Sie doch mal die Gelbe-Zettel-Challenge, wenn Sie das nächste Mal eine Präsentation von beispielsweise 45 Minuten halten sollen. Sie werden mit dieser Vorbereitung über alles reden können, aber nicht über 45 Minuten. Ihre Zuhörer werden es Ihnen danken.